E.Z-CLEF : notre nouveau logiciel de gestion de clés

Qu’est-ce qu’EZ-CLEF ?

C’est un logiciel unique, spécialement conçu par RUAN BUREAUTIQUE et INGENEO pour les professionnels qui ont à gérer un nombre important de clés, de badges, de cartes magnétiques, de puces RFID (radio identification).
E.Z CLEF propose un suivi et une traçabilité accrue grâce à la signature électronique, l’identification, le suivi et la recherche.

À qui est destiné ce service ?

Les syndics de copropriétés, les agences immobilières, les centres de loisirs, les mairies, les groupes hôteliers et plus globalement les gestionnaires des services généraux désireux de gagner du temps : de mettre de l’ordre et de la méthode.

Comment fonctionne EZ-CLEF ?

L’utilisateur identifie, répertorie, imprime, fabrique ses codes-barres, étiquette des porte-clés, scanne ensuite et retrouve facilement les informations qui sont stockées et sauvegardées en cloud et /ou sur serveur dédié.
Une tablette tactile rend la solution mobile et permet de faire signer électroniquement les possesseurs des clés. Un bordereau de traçabilité est alors édité. Une alerte permet ensuite de rappeler à l’ordre les retardataires.

La sauvegarde dans le cloud

C’est un moyen sécurisé qui ne nécessite pas de dépense supplémentaire en matériel informatique. Pour les entreprises déjà équipées, EZ-CLEF  peut aussi être hébergé sur serveur.

Comment est venue l’idée de créer ce service ?

Lors de l’installation de matériel bureautique chez l’un de nos fidèles clients syndic de copropriété, le responsable nous a soumis sa volonté d’améliorer la gestion des milliers de clés qu’ils ont à conserver dans le cadre de leur métier.
Elles sont scrupuleusement rangées et identifiées par appartement dans une armoire contenant des boites, des enveloppes portant les renseignements nécessaires. Ces clés sont régulièrement empruntées et le suivi est compliqué.
Le responsable avait dans l’idée de pouvoir développer un outil informatique qui rende cette gestion plus simple, rapide et sécurisée.
Nous avons l’habitude de répondre aux demandes de clients qui souhaitent améliorer le traitement  de documents ou de données informatiques à partir de leur cœur de métier...
Sur le chemin du retour, nous discutions encore de clés avec l’envie de relever le challenge de développer avec eux un programme capable de réaliser leur souhait…
Quelques jours plus tard nous prenions rendez-vous pour poser les premières pierres de cette solution « sur mesure ».

Les grandes étapes de la création EZ-CLEF

La partie la plus difficile aura été la complexité du cahier des charges, car dans les armoires, des centaines de clés sont attachées à des centaines de problèmes.
Puis vient la diffusion du produit avec la création de packages adaptés aux plus grands nombres et la gestion du service après-vente.

Intégration dans INTELLIGED CONCEPT

INTELLIGED est une suite de logiciels performants qui placent l’intelligence numérique au service du document. Nous y proposons des solutions logicielles dédiées à la GED (Gestion Électronique des Documents), OCR (Reconnaissance Optique des Caractères), ARCHIVAGES, JOB ACCOUNTING, DEMATERIALISATION, SAUVEGARDES CLOUD et logiciels de traitement du document sous toutes ses formes : papier, mail, fax, archives, données informatiques. EZ-CLEF vient donc renforcer notre suite logicielle.